高科联盟图书馆数字资源采购工作规范（草案）
2014年7月15日
第一章 总则
第一条 适用范围：本规范适用于所有以“高科联盟图书馆”名义组织的数字资源统一采购、集团采购工作。
第二条 根据联盟委员会议决定，成立数字资源谈判工作组负责联盟数字资源引进工作。
第三条 数字资源谈判工作组由各成员馆指派专人组成；设组长一名，副组长若干，由工作组成员选举产生，任期4年，可以连任。秘书处设在组长单位。
第四条条 谈判工作组业务范围
1.数字资源评估：由谈判组开展数字资源采购的前评估和后评估工作。
2.数字资源谈判：以单一数字资源为单位，有意向购买的成员馆组成谈判组，与数字资源商进行谈判。谈判组组长由谈判组成员推选。
3.采购方案审核与发布：组团方案由谈判组确认签字（统购方案还要报请联盟委员会审核通过）后向成员馆公布，同时在联盟主页上发布。
4.组织培训：谈判工作组可以独立或合作组织数字资源培训。
5.售后服务监督：数字资源商的售后服务监督工作由谈判组组长所在单位担负。
第五条 谈判过程中的费用由组长单位承担。
第六条 本规范中的数字资源采购工作通过单一来源谈判方式进行。
第七条 统一采购（统购）：即把“高科联盟图书馆”作为一个独立的图书馆，联盟所有成员均参与的采购。
第八条 集团采购（团购）：联盟成员可选择的采购。
第九条 组团：包含统购和团购。
第十条 谈判组：数字资源谈判组以某一资源为单位成立，主要负责数字资源组团方案的谈判工作以及相关的组团服务。
第十一条 数字资源：数据库和信息服务软件。
第十二条 数字资源商：通过网络提供数字资源服务的出版商或代理商。
第十三条 数据库：数据库商通过网络提供信息服务的所有产品，包括但不限于二次文献型数据库、电子期刊、电子图书、事实型数据库等。
第十四条 信息服务软件：包括但不限于辅助图书馆进行信息发布、信息服务、信息计量、自建库工具等服务软件。
第二章 工作原则
第十五条 数字资源采购以CALIS和BALIS没团购的资源为主，以统购为重点：
1. 重点采购资源：适合所有成员馆，以高科联盟图书馆名义进行统购的；
2. 主要采购资源：CALIS和BALIS没团购，联盟成员馆有需要的；
3. 辅助采购资源：以其它形式组过团，但对本联盟有更优方案的。
第十六条 服务宗旨：统购坚持一票否决的原则，团购坚持被动服务的原则，工作组接收成员委托，为成员馆提供服务。
第十七条 服务对象：高科联盟图书馆各成员馆。
第十八条 服务方式：所购数据库一般能够以网络、镜像或本地的方式提供服务，以使用户能够方便快捷地访问资源为目标。
第十九条 价格要求：价格和涨幅方案务求合理，保证使成员馆享有所在地区同类院校最低价。
第二十条 存档与永久使用：一般情况下，所购买数据库应有存档权，存档可采取联盟公共存档或成员馆自行存档的方式。此外，成员馆可以通过以下两种方式或其中的一种方式永久使用所购数据库：
1. 访问联盟公共存档或者成员馆自己存档的数据；
2. 数据库商提供永久访问的权限。
第三章 工作流程
第二十一条 前期联络工作：对于存在组团可能性的数字资源，由推荐馆联系数字资源商组织试用，根据试用、馆藏等情况确定是否组织采购谈判。
第二十二条 成立谈判组：工作组以某一资源为单位组成谈判组，谈判组由3名以上成员馆代表组成，组长一般由购买意向最强的成员馆担任。
第二十三条 组团准备工作：对于准备开展组团的新资源，谈判组开展必要的评估工作，并将资源的前评估报告提交联盟各成员馆备案。前评估报告可以包括以下几个方面：
1. 资源的内容与数量；
2. 资源的价格、采购方案，以及相关设施的费用；
3. 资源检索系统与功能；
4. 出版商服务情况；
5. 存档与永久使用；
6. 成员馆试用情况。
第二十四条 相关谈判：谈判组代表成员馆争取优惠的价格，争取数字资源商提供满足成员馆需要的、高质量的服务。谈判组的职责包括：
1. 数字资源的前期、后期评估。详见第二十三、三十条。
2. 数字资源谈判，并在最终谈判方案上集体签字。签字后的方案可等同于招标结束后的中标通知书使用。谈判方案要求详见第四十五、四十六条。
3. 对统购资源要向联盟委员会报告统购方案获得审核通过后方可执行。
4. 审核合同。合同要求详见第四十五条。
5. 组团。详见第三十四到三十七条。
6. 监督和协调采购售后服务。详见第三十二、三十三条。
第二十五条 采购方案审核：统购方案由资源谈判组上报联盟委员会审核通过，并由谈判组、数字资源商共同签字后，由谈判组组长单位向成员馆公布，同时在联盟主页上发布。
第二十六条 组团：谈判组组长单位发布正式订购通知和采购方案后（盖联盟章），数字资源商协同谈判组组长所在单位组织联盟成员引进资源。
第二十七条 采购通报：采购工作结束之后，谈判组组长所在单位将采购情况向成员馆、联盟委员会秘书处通报并备案。
第二十八条 签署合同：购买馆和数字资源商签署资源采购合同。统购资源还要与高科联盟图书馆签署合作购买协议作为合同附件。
第二十九条 办理付款：根据采购合同付款。
第三十条 数据库续订：谈判组开展数据库后评估，并将评估报告通报成员单位。数据库后评估报告主要包括以下几个方面：
1. 资源的内容与数量；
2. 资源的价格、采购方案，以及相关设施的费用；
3. 资源检索系统与功能；
4. 出版商服务情况；
5. 存档与永久使用；
6. 和前评估报告相比，以上几个方面的变化；
7. 资源使用情况和成本效益。
第三十一条 组织培训：工作组组织数字资源商开展各类培训。
第三十二条 采购售后服务：采购售后服务由数字资源商负责，谈判组组长所在单位监督和协调。售后服务主要包括：
1. 有关采购的日常咨询；
2. 提供数据库使用统计；
3. 处理数据库访问过程中的问题，如IP修改，访问不通等；
4. 提供培训。
第三十三条 牵头组团单位负责保管相关文档，包括谈判过程中的有关函件，如合同、组团方案、集团使用统计，重要往来信件等。
第四章 对采购馆的要求
第三十四条 参与或委托谈判：各联盟馆均可参与或委托谈判组进行组团谈判。
第三十五条 参与购买：对统购资源联盟馆都要购买；对团购资源自愿参加采购，并在谈判组组长单位备案。
第三十六条 数据库价格：谈判组代表联盟与数字资源商谈判价格，价格对采购馆透明公开。
第三十七条 订购合同：采购馆合同由各馆自己签署，并各自承担合同中的法律责任和义务。依照法律规定，合同一经签署便具有法律效力，任何一方不得单方面擅自解除合同，由此引起的一切法律后果自行承担。
第三十八条 按约付款：采购馆应按照所签署合同内容，按时、按金额付款。
第三十九条 联络信息：采购馆须明确本单位引进资源负责人和联系人，如遇信息（人员、E-mail地址、电话）变更时，须及时通知联盟秘书处、组长单位、数字资源商。
第四十条 知识产权与合理使用：采购馆必须严格遵守合同中知识产权的有关规定，尊重并维护原作者和出版者的知识产权。严禁任何个人或单位恶意下载数据或将数据用于任何商业或其他营利性用途，严禁任何个人或单位私设代理提供非采购馆用户使用。
第五章 对数字资源商的要求
第四十一条 数字资源商应具备相关资质，所**品应具有正规版权，由此引起的一切版权**由数字资源商负责解决。
第四十二条 数字资源商应给予联盟成员馆当地同类院校最优惠的价格。
第四十三条 数字资源商应容许联盟成员馆自由订、退资源。对于统购资源如有成员退出，数字资源商可与联盟协商改变组团模式或调整价格。
第四十四条 数字资源商应向联盟成员提供不少于三个月的产品售前免费试用期。
第四十五条 合同（含采购方案）基本要求：
1. 合同中应对产品内容、产品价格（一年以上合同还应包括第二年以后的价格和价格变化，如果无法确定第二年以后的价格或者价格变化，第二年需要再行签署合同或价格确认协议）和服务方案进行准确的描述；
2. 合同中应对产品的备份存档和长期使用权进行明确说明；
3. 合同中应对资源提供商后续服务中的责任和义务予以明确（包括第四十五－四十八条内容）；
4. 合同的语言文本为中文；
5. 合同中的适用法律应为中国的相关法律；
6. 合同中约定的仲裁机构应该是中国的仲裁机构；
7. 合同应由资源提供商与采购馆签署。统购资源还要与高科联盟图书馆签署合作购买协议作为合同附件。
第四十六条 资源提供商须向采购馆提供良好的售后服务，包括：
1. 提供专人服务和技术支持；
2. 提供国际通用标准（COUNTER标准）或类似标准的使用统计报告；
3. 按期走访用户；
4. 对用户开展培训，特别是平台升级后要及时培训；
5. 变更数据库或软件版本升级信息要及时通报用户；
6. 对于用户提出的问题要及时反馈；
7. 提供与数据库配套的数据服务，如MARC格式的书目数据、用于电子资源导航的刊名数据等。
第四十七条 对数据库的违规使用，数据库商应主动采取技术手段防范，不得以任何形式封闭用户单位的访问；如确因技术手段无法控制，数据库商应知会图书馆，并停止违规IP的使用权限，但不能停止整个用户单位或其部分网段的使用权限。
第四十八条 数据库商须向组长单位提供的信息包括但不限于：
1. 集团存档：数据库商提供集团备份的数据库在组长所在单位保留存档；
2. 数据库接口：组团采购的数据库应提供OPEN URL和Meta Search接口；
3. 目次和摘要信息：组团采购的全文数据库应提供元数据，如：书目数据、MARC数据、目次和文摘信息等，或数据同步更新的接口；
4. 数据库的数据数量及容量；
5. 数据库的年更新数量及容量；
6. 统计信息：根据联盟秘书处的要求填写数据库基本信息、组团信息、集团成员增减情况；符合国际通用标准（COUNTER标准）或类似标准的采购馆使用统计报告；
7. 销售数据库的价格情况；
8. 数据库的自评估报告。
第六章 附则
第四十九条 数字资源谈判组在组团的过程中应遵守国家有关的法规和财务制度。
第五十条 本规范由数字资源谈判工作组制定、解释和修改，并报联盟委员会批准通过后生效。
